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 Compte-rendu du Conseil d’Administration du 13/03/2015

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MessageSujet: Compte-rendu du Conseil d’Administration du 13/03/2015   Lun 29 Juin - 12:59

Compte-rendu du Conseil d’Administration du 13/03/2015

PRESENTS : Adrien (Ook), Marco (Abission), Valentin (Zero), Chloé (Ciloë), Pierre (Kraël), Thomas (Baron), Aurélien (Hartanis), Roxanne (Ridd)

ORDRE DU JOUR : Fonctionnement de l’association + Bilan + A Venir



I – FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION

a)      Point C.A.

Des efforts ont été fait de la part du bureau pour mieux transmettre les informations via le système de la Table Ronde. Tous les administrateurs  sont d’accords pour dire qu’il y a eu une amélioration notable dans la communication au sein du C.A.

Bien entendu, chacun d’entre nous peut encore faire mieux.



b)      Des ateliers de parole pour le C.A.

L’idée est de créer des ateliers de parole, comme ceux proposés pour les membres au sein du Conseil d’Administration afin de pointer, hors du cadre des réunions officiels, des idées sur la gestion de l’association et les différentes conceptions de chacun.  

Cette idée a été approuvée par tous.

-> Il a été également souligné que chaque administrateur doit faire des efforts pour donner son avis et ne pas hésiter à prendre la parole lors des C.A.



c)       Le siège social

Nous avons désormais une boîte aux lettres au sein de l’université. Les courriers seront désormais adressé à :

La Taverne Oubliée- Service Courrier de l’Université Lille III -3 rue du Barreau -  59650 - Villeneuve d’Ascq.



d)      Fonctionnement de Michelet

Bilan très positif pour cette mise en place. De nombreux taverneux se mobilisent pour aller chercher les jeux et les ramener à la bibliothèque et c’est très appréciable.

L’horaire de fin assez tôt dans l’après-midi  ne semble pas affecter les membres qui se consacrent aux autres jeux , qui sont ramenés par chacun.



e)      L’Organisation des cotisations

Les cotisations et les fiches d’adhésion s’éparpillent souvent lors d’une inscription. Ainsi, il sera demandé à chaque nouveau inscrit de bien remettre à un administrateur, les deux en même temps. L’une ou l’autre ne sera plus prise seule.

Un point sera à débattre lors de l’assemblée générale pour voir s’il serait envisageable de remplacer les fiches d’adhésion pour un format numérique, plus simple à stocker et à récupérer.

Ceci sera soumis au vote des membres.



f)       Village du jeu à Bailleul

Il nous a été proposé de faire la demande auprès du Village du jeu, pour un partenariat. Nous allons tenter de les contacter, cependant si la proportion de taverneux autour du commerce est faible, ceci risque de nous être refusé.

A voir donc.



g)      Accueil + Avalon

Toute l’équipe s’est mis d’accord sur l’effort qui a été fait par les joueurs réguliers d’Avalon, en ce qui concerne l’accueil des nouveaux et leur intégration et cela est très agréable. Nous remercions chacun d’avoir pris en compte les remarques faites au C.A. précédent.

De plus, le jeu semble avoir pris sa place après la remise des jeux à Michelet, laissant ainsi la taverne dynamique après 17h30.



h)      Trésorerie

Les dernières factures pour le COIN 2 sont en train d’être réglées. Une nouvelle caisse sera peut être achetée pour l’association.



II- Bilan

a)      Soirée jeux à Triolo (26/01)

Bonne soirée mais très peu de visiteurs de la résidence. Il y a une très bonne ambiance mais il n’y  a bien souvent que des taverneux.  Cependant, par la présence d’Erasmus, ceci fut une bonne expérience pour l’animation et l’explication de jeu dans un langage simple et efficace.



b)      Les Portes Ouvertes à Lille III

Nous avons eu beaucoup de passage lors des portes ouvertes, cependant les gens ne restaient pas pour jouer par manque de temps. Mais des contacts ont été pris pour l’année prochaine par certains.

L’espace vie étudiante pourra nous être prêté ponctuellement pour nos propres évènements, des après-midi.  De plus, un roll-Up sera mis en place avec nos informations continuellement dans cet espace.  



c)       Week- End à Nancy

Le Week-End n’a pas été un franc succès. Les taverneux présents ont déploré des comportements inadaptés et désagréables.  Cependant certaines bonnes idées en sont ressortis, notamment celle des groupes de parole.



d)      Charivari

L’évènement s’est très bien passé, beaucoup de membres étaient présents mais il y a eu un début de journée difficile dû à un manque d’investissement dans l’animation des stands et dans la promotion auprés des étudiants.

L’après-midi était super, le chamboule-tout  a très bien marché, la pêche, les tests des petits jeux et le maquillage aussi.

La distribution de nourriture pose encore problème au sein de l’administration. Actuellement, nous ne distribuons donc plus de nourriture aux évènements, tant que des vraies décisions ont été prises.

Les animations liés au armes « NERF » sont abandonnés car certains membres sont trop indisciplinés avec ceux-ci et ne prennent pas en compte les règles de sécurité à suivre pour l’utilisation de ces armes.



e)      La St Valentin

L’évènement était sympa mais a semblé trop simple. Seul le mur de photos à marcher dans l’ensemble, les autres animations ne marchent pas. De plus, la période des partiels n’a pas aidé au dynamisme de l’évènement. Le mur de photos a également subi la critique de certains étudiants, le trouvant « inadapté ».

Ainsi, nous envisageons l’abandon de cet évènement pour les années à venir. Ceci sera voté en assemblée générale pour connaître les avis des membres la dessus.



f)       Réunion COIN

La réunion a accueilli beaucoup de monde.

Le thème choisi pour la 3ème édition est : LES PIRATES !

L’Opale Rôlistique nous a proposé ses services pour de l’animation, des ateliers et des conférences lors de l’évènement.

L’évènement tentera de s’étendre selon la taille de ses locaux pour accueillir plus de MJs, mais d’horizons différents.

Nous allons proposer à Dés à la Carte de créer un compte Dés A la Carte sur notre forum pour accéder aux parties du forum liées au COIN.


g)      Killer Party dans le Bat. B

La journée fut super et les participants semblent avoir apprécié le killer et le petit stand jeux de plateau que nous proposions pour les éliminés.

Il s' agissait pour le killer sur une formation en communication proposée par Lille 3.

h)      Soirée à Michelet

Malgré la comm’, l’évènement n’a reçu que peu de visiteurs, ceci étant du à la date qui était une veille de vacances pour les étudiants. Cependant, les étudiants ayant laissés des messages sur la page de l’association sont venus.


i)        Les séances de parole

Les séances fonctionnent très bien. De nombreuses idées sont émises, les gens s’écoutent et dialoguent, on a des retours très intéressants. C’est donc à poursuivre.


j)        Les sessions jeux de plateau

Comme d’habitude les sessions tournent  bien. Cependant, il faut penser à poster les sessions sur le forum.

Le prochain thème proposé pour le JDP du 27 Mars est : MERS ET OCEANS.

k)      Ulysse

Il y a beaucoup de débats sur le sujet d’Ulysse, son maintien est encore à réfléchir. Pour l’instant nous poursuivons le partenariat jusqu’aux vacances. S’il n’y a pas d’améliorations,  nous réfléchirons à baisser la fréquence hebdomadaire, voire à cesser le partenariat.



III- A venir

a)      Printemps des Associations

Stand de 10h à 16h dans le bâtiment B. Prévoir des membres au GN et au Stand.  

-> St Patrick

Les animations habituelles seront présentes :  maquillage, danses, chants et énigmes.

La nourriture ne sera pas distribué aux étudiants.

Peut être une animation avec Angellier si ça les intéresse.

-> GN

Le temps devrait être clément pour l’évènement. Beaucoup de membres sont motivés.

Il sera proposé des matchs courts de Troll Ball, ponctués de petits duels lorsqu’il n’y aura pas assez de joueurs. Il faudra 2 arbitres minimum. Les règles seront simplifiées.

-> Murder Party

Les inscriptions ont été mise en ligne assez tard donc il n’y a quasiment que des membres d’inscrits. Un budget sera alloué pour les costumes, à hauteur de 400 euros.



b)      Soirée inter-assos (26/03)

Des subventions vont nous être données.  Une soirée au network est prévue, les prix d’entrée sont de 2 euros en prévente et 3 euros en vente sur place.



c)       Les Universiales ( 21/22 Mars)

L’évènement sportif va bientôt avoir lieu et il faut déterminer si l’association souhaite y participer. Il faudra une équipe de 10 joueurs, le prix pour participer est de 2 euros par personne. (Bon bah c’est mort mais bon )



d)      Le concours de chansons

A lancer dès à présent. Il sera imposé à chacun de reprendre une chanson connue pour créer une chanson en français sur le thème de l’association ou ce qui gravite autour. Il faudra envoyer un fichier mp3 de la chanson avant une date limite.  

Les votes se feront sur le forum. Cette année, il sera imposé de mettre comme l’année dernière le mot « canard » dedans mais aussi de caser trois noms de jeux (au choix, JDP, JDR, jeux vidéos) dedans.



e)      Les Awards Taverneux

Cette année nous mettons en place des Awards taverneux. Chacun pourra proposer ses nominés dans des thèmes et choisir ensuite pour son favori.

La liste des gagnants sera faite lors d’une petite cérémonie qui sera couplée avec le concours de chansons.  Ceci sera fait après les vacances de Pâques.



f)       La soirée à Triolo (30/03)

Comme d’habitude nous ferons une animation à la résidence Triolo. Il faudra mettre l’accent sur la Comm’ avant l’évènement.


g)      1er Avril, jour du Troll

Pas de poissons d’avril de prévu, mais d’autres animations comme des concours d’histoires et un ninja de prévu sur le forum.

Des suggestions sont proposables avant cette date sur tous les supports de l’association.


h)      Pâques (21/04)

Activités diverses  qui seront proposées comme des jeux de mots avec des lapins, une chasse aux œufs, la peinture sur œufs. Des idées peuvent aussi être proposées en amont pour enrichir l’évènement.


i)        Marco à l’école

Deux dates : le 13 Avril à Dudzel près d’Hazebrouck et le 18 Mai à la Bassée de 12h à 13h30. Au programme Murder et Jeux de Rôle pour des enfants d’école primaire.


j)        Entraînement au GN

A lancer après  le 19 Mars. Globalement, il faudra faire 2 séances par mois. Les rendez-vous seront réguliers avec les informations disponibles sur le forum.

Les séances seront plutôt basées sur une approche sportive du GN avec des échauffements et des mouvements techniques.  Il sera également proposé des ateliers comme de la confection d’armes et de costumes, et des informations sur les GN proposés dans la région et aux alentours.

A terme, l’idée est de pouvoir peut être créé une équipe de GN pour l’association.


k)      Les séances de parole

Elles sont à poursuivre et un Doodle sera mis en place pour que chacun puisse donner ses disponibilités pour la séance.

De plus, un compte-rendu sera toujours consultable sur le forum et nous essayerons de mettre à chaque fois à disposition un fichier audio de la réunion pour les absents qui souhaitent avoir l’intégralité de l’échange.

La prochaine réunion portera sur le rôle du C.A.


l)        Sessions Jeux de Plateau

Ne pas oublier de mettre sur le forum


m)    Ulysse

A remettre également dans l’agenda du forum


n)      Michelet

Re-proposer une soirée bientôt avec eux pour faire du JDR avec une meilleure communication au préalable. Il faudra quand même demander pour avoir un peu plus de temps que la fois précédente. Une murder est aussi envisageable dans la bibliothèque.


o)      AFEV


L’AFEV a repris contact avec nous pour divers évènements, notamment des jeux géants, un jeu de piste et des jeux sur le langage et l’apprentissage du français. Les dates actuellement proposées par eux sont le 30 et le 31 mai et le 3 juin.


p)      MiX’Cité (27/05)

Dés à la Carte nous propose de participer pour faire du GN à mix’cité.


q)      L’antre du jeu (11,12,13/09)

Une convention se déroulera en septembre, organisée par l’antre du jeu, sur trois jours. Nous essayerons de promouvoir cet évènement.


r)       Le Dernier Bar avant la fin du monde

Yohan le nouveau propriétaire, a expliqué qu’un de ses objectifs était de monter une sorte Geekopolis au Grand Palais de Lille.

Le Dernier Bar devrait ouvrir dans le courant du mois d’Avril.



s)       Le prochain C.A.

Il aura lieu le 14 Mai, quelques jours avant l’assemblée générale de l’association




N'OUBLIEZ PAS DE NOUS ENVOYER VOS REMARQUES AVANT LE PROCHAIN C.A. SUR: ROLISTESPASCONTENTS@GMAIL.COM

Rédigé par Ridd-chan.
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