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 Compte rendu de la réunion du CA du 02 mai 2013

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Canard de l'espace
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MessageSujet: Compte rendu de la réunion du CA du 02 mai 2013   Lun 29 Juin - 12:53

Compte rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 02 mai 2013



Réunion pilotée par le président Aurélien, en présence du secrétaire Thomas, du trésorier Marc-Antoine, et des administrateurs Armand, Chloé, Dominique, Lucile et Pierre.

L’administrateur Adrien n’a pu se rendre présent.



Ordre du jour :

- Bilan des activités mises en place depuis la rentrée 2013

- Amélioration de la gestion interne de l’association

- Organisation de l’Assemblée Générale 2013

- Rapport d’étape de la COnvention INoubliable





I- Bilan des activités de l’association depuis la rentrée 2013



1) Bilan des animations et partenariats d’après leur déroulement calendaire :



- Le Carnaval de la Taverne : le C.A. a remarqué une très bonne interaction avec la population universitaire et se félicite d’une participation active de celle-ci.

- Animation à l’entreprise Norsys : bien que peu d’employés s’y soient trouvés présents, en raison d’une convention professionnelle tenue le même jour, l’ambiance fut très bonne, et en raison d’une interaction très positive avec la direction de l’entreprise ce partenariat sera à relancer selon diverses modalités.

- Saint Valentin : Bien que l’animation photographique ait eu un beau succès, il n’y eut pas de réelle participation de la population universitaire, sans doute en raison de la date (veille des vacances) ; un manque d’interaction entre les membres présents de l’association et les extérieurs est ainsi à déplorer.

- Soirée Angellier : La coopération entre nos deux associations fut très appréciée de tous et l’ambiance au rendez-vous, malgré une organisation quelque peu perturbée et une structure d’accueil relativement déficiente (restaurant Soleil).

- Saint Patrick : Les organisateurs regrettent une faible participation, mais saluent une très bonne ambiance.





2) Gestion interne de l’association :



- Sessions JdP et JdR : Celles-ci se maintiennent avec régularité et selon une bonne prise en main de la part de tous les membres. Le C.A. remercie ainsi chacun de cette nette amélioration par rapport aux années passées, mais souhaite néanmoins voire augmenter les initiatives ludiques des membres, afin de ne pas réduire les sessions spontanées à de la simple occupation de salles.



- Utilisation du forum : Toutes les personnes potentiellement intéressées par un événement ou une annonce sont invitées à prendre le temps de se manifester sur les sujets adéquats ; la fréquentation du forum est en effet en perte de vitesse, et cela nuit de plus en plus aux organisations planifiées des événements de l’association. (Compris, bande de petits chenapans ?!)



- Accueil des nouveaux membres : Par rapport aux années précédentes, l’accueil général des nouveaux membres et le respect d’autrui connaissent une véritable stabilité et une grande qualité dont le C.A. remercie chacun de nos membres bien-aimés !





3) Relations extérieures :



- Université Lille 3 : Depuis le changement de présidence, les relations entre l’association et l’administration (sécurité, vice-présidente, etc.) sont extrêmement bonnes et encourageantes, même si pour l’instant peu de retour concret a pu être constaté. A voir sur le long terme.



- Villeneuve d’Ascq : Une très bonne volonté de coopérer des deux côtés, même si l’association n’a malheureusement pas pu honorer le carnaval de la commune, où elle était invitée, par manque de membres volontaires. Coopération à relancer dès que possible donc.







II- Perspectives internes et événementielles



1) Améliorations de la gestion interne de l’association :



- En raison d’une absence prolongée de local stable au sein de l’université, et sans amélioration visible de la situation à court terme, une demande d’utilisation de locaux associatifs pourrait être effectuée par l’association auprès de la commune de Villeneuve d’Ascq, afin de faciliter en priorité les sessions de JdR. Cette solution sera privilégiée si aucune autre perspective ne s’offre à nous du point de vue universitaire.



- Afin de faciliter l’organisation des sessions de peinture et de parties pour les figurinistes de l’association et ceux souhaitant nous rejoindre, un partenariat avec la boutique de wargame L’Antre du Phénix, disposant de locaux à réserver, pourra être envisagé pour la rentrée.



- Dans le but d’améliorer notre attractivité et notre visibilité, une affiche pour stand dépliable, récemment acquise, sera bientôt transformée en panneau de présentation de l’association.



- Dans la perspective d’accroître nos activités extérieures, un nouvel événement sera organisé avec l’entreprise Norsys, aux alentours du mois d’août, ainsi qu’une animation de mariage sous contrat privé à la même période.





2) Organisation de l’Assemblée Générale de mai 2013 :



- Le Bureau se réunira dans le courant du mois afin de préparer son organisation et son ordre du jour. N’hésitez pas à lui faire remonter vos suggestions d’ici là ! Un communiqué officiel vous fera part de toutes les informations nécessaires via le forum (sujets abordés, modalités de vote…) une fois que la date sera fixée.



- La date sera déterminée par l’intermédiaire d’un sondage doodle mis en place par le Trésorier, et auquel tous les membres sont invités à répondre dès que possible.



- Les officiels de l’université (vice-présidente, vice-président étudiant, présidents d’autres associations, etc.) seront invités à assister à notre Assemblée Générale. Sauf si le Baron vient déguisé en Himmler.



- Comme l’année dernière, le C.A. formulera une demande d’utilisation de la salle du Conseil du bâtiment B, afin d’accueillir l’ensemble des membres participants.



- Au vote du nouveau Conseil d’Administration et à la reconduite du règlement intérieur, s’ajoutera cette année un référendum visant à entériner ou non une proposition du C.A., consistant à remplacer le groupe facebook de l’association par une page d’accueil, où apparaîtront uniquement les événements officiels.



- Afin de fêter les quatre ans de l’association, l’Assemblée Générale sera suivie du Taverniversaire, probablement organisé à l’estaminet Troll et petits lutins, selon vos réponses de participation au sondage doodle.





RAPPELS IMPORTANTS, que-si-vous-lisez-pas-vous-mourrez :



Afin de faciliter d’ores et déjà l’organisation de cet événement d’importance dans la gestion de notre association, il vous est rappelé que :

* L’ordre du jour contiendra, entre autres, un bilan global des activités de l’association de cette année (nombre d’heures de jeu totalisées, compte-rendu des événements d’animation, des organisations inter-associatives, des partenariats…) ; le Trésorier présentera également un bilan financier de la tenue des comptes. A cette issue, seront dressés l’état des lieux de l’association d’un point de vue structurel et logistique (question du local, du forum…), ainsi que les perspectives d’avenir (opportunités financières, Convention de novembre…) Une écoute attentive, dénuée de toute pertubation, vous sera ainsi demandée durant les exposés et débats, merci de respecter cet engagement !



* A l’issu de ces discussions, trois votes auront lieu : l’élection du nouveau Conseil d’Administration, la reconduite du règlement intérieur et le référendum sur la page facebook de l’association. Le premier se déroulera à bulletin secret et au suffrage plurinominal à un tour, selon la méthode dite de Condorcet (dont les modalités seront précisées par le Secrétaire Général dans l’annonce officielle de l’Assemblée Générale) ; les deux autres s’effectueront à main levée après débats.



* Lors de l’annonce officielle, le C.A. lancera un appel à candidature , pour les intéressés au poste d’Administrateur, qui pourront alors se manifester via le sujet du forum. Vous pouvez donc déjà commencer à y réfléchir afin de vous manifester le plus tôt possible, et venir nous voir pour demander conseil si besoin !



* ÜBER-MEGA-IMPORTANT , QUE-SI-VOUS-LISEZ-PAS-VOUS-MOURREZ-ENCORE-PLUS :

Il est impérieusement rappelé que seuls les membres de l’association enregistrés comme tels avant la date de l’Assemblée Générale disposent du droit de vote et de débat ! Soit ceux qui se sont acquittés des trois obligations nécessaires à ce statut : payement de la cotisation, signature du bulletin d'inscription et présentation sur le forum. Aucune régularisation de statut ne sera effectuée le jour même de l’Assemblée Générale. Les électeurs seront appelés par le Bureau depuis la liste des inscrits.

Pour les membres indisponibles à cette date, il est rappelé qu’il leur est possible de voter en délivrant une procuration auprès d’un membre présent sur place, ayant pleinement les droits de débat et de vote (voir modalités ci-dessus). La procuration doit impérativement se présenter sous la forme d’un document signé par le mandant et désignant explicitement le mandataire receveur de son droit de vote. Ledit document sera remis au secrétaire au moment du vote par procuration.





3) Organisation de la COnvention INoubliable de novembre 2013 :



Comme vous le savez sans doute, le Conseil d’Administration, étendu avec la participation de membres volontaires sous la forme d’un comité d’organisation, met tout en œuvre actuellement pour donner naissance en novembre à une Convention ludique ouverte à un large public. Si le nom, la date et les partenaires potentiels sont bien définis, la question à trancher en priorité absolue, et impérativement d’ici au mois de juin, est celle du lieu d’accueil (assortie de la question du dispositif de sécurité) :

- L’université de Lille 3, notre partenaire privilégié en terme d’accueil, semble avoir des difficultés, d’une part pour nous ouvrir ses locaux en week-end et durant les vacances, et d’autre part pour nous faire bénéficier de son service de sécurité.

- La commune de Villeneuve d’Ascq pourrait mettre des bâtiments scolaires à notre disposition, mais a priori sans pouvoir bénéficier de l’ouverture de leurs salles, et en nous obligeant à financer un service de sécurité privé.

Les négociations sont donc en cours, et, quelle que soit l’option retenue, devront être clôturées afin fin juin, sous peine de voir le projet être reporté à une année ultérieure.





Si vous avez d’autres suggestions ou des remarques à faire, n’hésitez pas à vous adresser directement aux membres du Conseil ou à intervenir ci-dessous !
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