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 Compte rendu de la réunion du CA du 20 septembre 2012

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Canard de l'espace
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MessageSujet: Compte rendu de la réunion du CA du 20 septembre 2012   Lun 29 Juin - 12:51

Compte rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 20 septembre 2012



Réunion pilotée par le président Aurélien, en présence du secrétaire Thomas, du trésorier Marc-Antoine, et des administrateurs Adrien, Armand, Chloé, Dominique, Lucile et Pierre.



Ordre du jour :

- Bilan de la rentrée et projets à l’échelle interne de l’association

- Projets de l’association à l’échelle de l’université

- Projets de l’association à l’échelle de la commune

- Planning prévisionnel des activités de l’année





I- Bilan et projets internes de l’association





1) Evolution du forum :



- La section « Parties » est désormais reliée automatiquement à l’agenda, évitant ainsi que lesdites parties soient créés directement via l’agenda et leur donnant plus de visibilité.

- Un trombinoscope et une galerie photo des activités seront prochainement hébergés sur le forum.

=> A cet effet, il sera demandé à chacun d’envoyer leurs plus belles photos au trésorier !

- La page d’accueil du site affichera désormais un édito mensuel du Tavernier, indiquant un rapide bilan du mois écoulé ainsi que les plus proches activités à venir.

- Il a également été proposé d’afficher l’historique des événements de la semaine sur la page d’accueil du site, afin d’en accroître la visibilité auprès des visiteurs curieux.

- Dès que possible, le profil des membres affichera leurs disponibilités hebdomadaires.

- De même, il est prévu que la réception d’un MP ou d’un message sur un topic suivi envoie automatiquement une notification par mail ; il sera en outre proposé aux membres la possibilité de choisir d’être prévenu de leur invitation à un événement (public ou privé) par mail ou par MP.

- Le design du forum (typographie, logo, icônes…) sera refondu avec la participation de Lucile en tant que webdesigner.

=> A cet effet, une réunion interne est à prévoir par l’administrateur.



2) Bilan de la rentrée :



- Le nouveau Bureau ainsi que le nouveau Conseil d’Administration ont été déclaré à la préfecture ainsi qu’à l’administration de l’université par le président et le secrétaire.

- Un grand nombre de nouveaux membres sont arrivés cette année, et ont fait l’objet d’un très bon accueil de la part de tout le monde ; une dynamique d’accueil et d’intégration très positive s’est mise en place, et l’ensemble du Conseil d’Administration tient à en remercier chacun des membres de l’association.

- Dès la rentrée, les différentes tables de jeu ont connu une bonne relance, nous souhaitons donc que les MJ maintiennent cette belle dynamique.

- Il est en outre demandé à tous de faire usage de toutes les potentialités du forum afin de rendre les tables et parties aussi visibles que possible, et encourager la participation de nos nouveaux membres.





II- Projets de l’association à l’échelle universitaire



1) Contacts et partenariats avec les autres associations :



- Cette année l’association prévoit de maintenir et affermir ses liens avec l’association AEH, qui nous a par ailleurs invité à son Assemblée Générale ce 02 octobre 2012 [présentiel assuré par Aurélien, Dominique et Thomas].

- La cafétéria Ulysse nous a également gracieusement invitée à leur rendre visite, ce que nous ne manquerons pas de faire afin d’entamer de nouveaux contacts avec eux.

- De même nous prévoyons de renforcer nos liens avec l’association Angellier par l’organisation d’événements communs.

- Nous nous proposons en outre de prendre contact avec les étudiants de l'UE de musique irlandaise, rattachée à l’UFR de musicologie [Dominique].

- L’association UEH, association de l’UFR d’Histoire, souhaite organiser un tournoi de GN en partenariat avec notre association, et grâce à une demande de subvention conjointe ; les modalités seront définies courant octobre [Armand, Pierre].

=> Nos deux organisateurs ont à charge de prendre contact avec l’association AEH ainsi qu’avec le VPE afin de définir les modalités d’organisation et de subvention dès que possible.

=> NB : possibilité de passer par le site mongn.com (en partenariat avec Rocambole) pour se fournir en armes homologuées.



2) Animation de l’université :



- Dans un immense élan de bonté, l’association se propose de visiter « les oubliés de Lille 3 », à savoir les filières de notre université expatriées à Roubaix et Tourcoing, potentiellement dans le cadre de certains événements de notre planning.

- Comme de coutume, nous renouvelons naturellement notre participation au forum des associations qui se tiendra le 14 novembre.





III- Projets de l’association à l’échelle mondiale de la commune de Villeneuve d’Ascq




1) Renforcer nos partenariats extérieurs :



- Toujours dans l’optique d’accroître notre puissance nos possibilités, nous souhaitons également renouveler cette année nos contacts avec les associations de jeu de rôle de l’université de Lille 1, à savoir Dés à la carte (voir sur leur forum pour leurs événements à venir) et la Taverne de l’imaginaire.

- De même avec l’association des Simulateurs, association villeneuvoise de jeux de société et organisateur de dimanches ludiques (voir sur leur site : http://www.simulateurs.org ou adresse mail déposée aux archives du secrétaire).

- Suite à une aimable proposition reçue lors du forum des associations de Villeneuve d’Ascq, l’association s’est engagée à contacter le centre social Cocteau afin d’organiser des événements ludiques chez eux à destination de leurs ouailles.



2) Projets extérieurs :



- Le 02 novembre 2012, l’association organisera une animation ludique à la commune d’Ennevelin sur sa proposition, à destination des plus jeunes.

=> A prévoir : une ou deux affiches pour annoncer la murder du Baron Noir [Lucile].

- Afin de planifier notre ÜBER-méga-Convention-de-la-mort-qui-tue, nous nous devrons de contacter courant octobre M. Sébastien Costeur, Conseiller municipal délégué à la vie étudiante de Villeneuve d’Ascq, afin de prendre les premières dispositions d’organisation [Aurélien].

=> NB : La date prévisionnelle de notre convention est pour l’instant fixée pour la Toussaint 2013.







IV- Planning de l’année 2012/2013



Octobre :
- 18 octobre : Halloween à la fac, voir le topic dédié à son organisation [Armand].

=> Nous nous efforcerons cette année de proposer des activités plus participatives, et de rendre notre concours d’histoires plus visibles.



Novembre :
- Vendredi 09 novembre, à partir de 17h : Réunion d’ouverture de la Taverne Oubliée [organisée par le CA].

=> Correspond à la date butoir des membres pour remplir leurs formalités (cotisation, présentation, formulaire), lesquels formeront la liste définitive transmise à nos partenaires commerciaux.

=> Seront également invités les officiels de l’université (présidente et vice-présidente), afin de relancer notre demande de local.

- 09 novembre au soir : prochaine réunion du Conseil d’Administration (sous réserve).

- 14 novembre : forum des associations de l’université.



Décembre :
- 19 décembre : Noël à la fac [Chloé]

=> Proposition de terminer cet événement en le délocalisant à l’UFR des LEA, basé à Roubaix.

=> Répertoire musical à étoffer cette année [Adrien, Chloé].

- 21 décembre [Dominique, Thomas] : http://www.youtube.com/watch?v=QrWJ3WdWqXg



Février :
- 05 février : le Carnaval de la Taverne [Aurélien, Pierre]

- 14 février : la Saint-Valentin à la fac

=> Prendre contact avec l’association Angellier pour renouveler notre partenariat de l’an dernier [Aurélien]



Mars :
- 13 mars : fête de Saint Patrick à la fac [Adrien]





Si vous avez d’autres suggestions ou des remarques à faire, n’hésitez pas à vous adresser directement aux membres du Conseil ou à intervenir ci-dessous !
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