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 Compte rendu de l’Assemblée Générale du 31 mai 2012

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MessageSujet: Compte rendu de l’Assemblée Générale du 31 mai 2012   Lun 29 Juin - 12:50

Compte rendu de l’Assemblée Générale du 31 mai 2012






Assemblée Générale tenue le 31 mai 2012 à l’université Charles-de-Gaulle Lille 3, pilotée par le président Aurélien, le secrétaire Thomas et le trésorier Marc-Antoine, et encadrée par les membres du conseil d’administration Adrien, Dominique, Pierre et Marie.

23 membres présents dont trois étaient porteurs d’une procuration transmise par un membre absent, pour un total de 26 voix au scrutin.




Ordre du jour :

- Bilan de l’année écoulée
- Perspectives d’avenir
- Reconduction du règlement et élection du Conseil d’Administration




I- Bilan de l’association sur l’année écoulée



1) Aspects positifs du bilan


a. Les activités de la Taverne :

- Dès le début de l’année, les initiatives originales et innovantes ont connu une hausse constante.
- Les événements organisés afin d’animer le campus universitaire ont rencontré un public raisonnablement nombreux et enthousiaste.
- Le principe des « tables ouvertes », organisé afin de promouvoir et faciliter l’activité du jeu de rôle, a obtenu des résultats très satisfaisants en permettant une hausse significative du nombre d’heures de jeu.
- L’expérience du local, bien que trop brève, a été concluante et encourageante pour l’avenir, notamment en matière de transmission des clés, d’organisation et de répartition des parties, etc. A ce titre, le changement de présidence de l’université laisse espérer de nouvelles perspectives, notamment par le soutien d’un projet de maison des étudiants pour Lille 3.


b. La structure de la Taverne :


- En terme d’effectif, l’association connaît une croissance positive et remarquablement stable depuis sa création.

- De même, du point de vue financier, les dépenses et bénéfices s’équilibrent de façon encourageante, y compris depuis les frais occasionnés par la prise d’une assurance. Celle-ci, d’un montant de 107 € par an, nous laisse à la date de cette assemblée générale un bilan positif d’approximativement 270 €, l’année ayant été entamée avec un budget de 389 €.

- Il convient de signaler que ladite assurance nous permet désormais de couvrir quatre événements en dehors de l’université.

- L’accueil des nouveaux membres fut globalement réussi et spontanée de la part de nos membres actifs. Des remerciements généraux leur sont d’ailleurs adressés de la part du conseil d’administration.

- Le nouveau forum étant arrivé au terme de sa conception, son ouverture a été annoncée afin de procéder à une ultime bêtatest durant les grandes vacances, qui, si elle est concluante, conduira à la fermeture de l’ancien forum début septembre. Un appel à designer a été lancé et nous encourageons chacun à faire part de ses idées d’amélioration auprès de l’administrateur et concepteur Marc-Antoine.


c. L’instance directionnelle :

- Compte tenu du planning prévisionnel de début d’année, il convient de remarquer que le Conseil d’Administration a tenu l’ensemble de ses engagements, aussi bien en matière d’activités que de gestion et d’organisation. Les sessions figurines et les événements d’animation ont connu une remarquable augmentation, tant quantitative que qualitative, et les seules annulations événementielles furent celles du street-war et de la convention interne.
- Les décisions du Conseil d’Administration ont permis une visibilité de l’association et une dynamisation du campus universitaire inédite.
- De nombreux liens ont commencé à être tissés avec les autres associations du campus, ouvrant de nombreuses perspectives d’avenir, notamment avec le club Angellier, l’AEH, Handisport, etc.
- La grande cohésion du présent Conseil d’Administration lui a permis de prendre la quasi-totalité de ses décisions à l’unanimité.
- Le Conseil d’Administration a fait preuve d’une parfaite transparence dans l’ensemble de ses décisions et de ses projets.
- La dernière décision du Conseil d’Administration fut de présenter ses félicitations à la nouvelle Présidente de l’université pour sa prise de fonction, au nom de l’Association et en la personne du président, esquissant ainsi la perspective d’un soutien administratif pour l’avenir.




2) Aspects négatifs du bilan


Bien que peu nombreux, il subsiste quelques aspects négatifs ou mitigés du bilan de l’année, qu’il conviendra de corriger par la suite :

- L’activité même de l’association, jeu de rôle et jeu de plateau, a connu une chute drastique entre la rentrée des vacances de Pâques et le mois de mai. Les initiatives des membres actifs qui auraient pu corriger cela ne furent pas au rendez-vous.
- Il a été constaté au sein de l’association une attitude relativement sectaire, et propre à rejeter certains membres, nouveaux ou anciens.
- De même, la propagation de jugements de valeur sur la qualité ou la personnalité de tel ou tel membre n’est pas la bienvenue au sein de l’association et, bien que récurrente, ne saurait y être tolérée.

N.B. : Afin de soulever les deux derniers points, une déclaration mise en forme par les membres du Conseil d’Administration sur l’irrespect s’est tenue durant l’Assemblée Générale et se trouve en annexe du présent compte-rendu.





II- Les perspectives d’avenir de l’Association



1) Événements à considérer dans un avenir plus ou moins proche


Le travail du Conseil d’Administration ne s’arrêtant pas à son seul mandat, mais travaillant à la pérennité de l’Association et de ses objectifs, certains événements futurs ont déjà été envisagés, dont la réalisation est laissée à la discrétion du Conseil nouvellement élu :

- Dès la rentrée, un événement d’accueil et d’animation sera organisé en concertation avec la nouvelle Présidente de l’Université (une lettre de courtoisie lui sera envoyée à cette occasion afin de l’y inviter).
- La commune d’Ennevelin pourrait être intéressée par une prestation de nos services le 02 novembre prochain, où nous aurions à encadrer de charmants petits enfants. Le cas échéant, l’achat et le remboursement de nouveaux jeux pour l’occasion sera peut-être possible.
- La commune de Mérignies pourrait être intéressée par un projet semblable.
- Ayant fait participer – sans succès – l’Association au concours universitaire « Graines d’Initiatives », récompensant un projet associatif tenu dans l’année, le Conseil d’Administration sortant invite le Conseil nouvellement élu à réitérer cette participation en septembre.

- Toujours dans le cadre de la rentrée prochaine, la Taverne Oubliée participera à un forum des associations organisé par la commune de Villeneuve d'Ascq et se tenant le 09 septembre. Le dépôt de candidature devant avoir lieu au plus tard le 16 juin, il fait partie des premières décisions proposées à la concertation du prochain Conseil.
- Le grand objectif de l’Association, pour l’année à venir, sera d’organiser une vaste convention rôlistique, en partenariat avec la commune de Villeneuve d’Ascq, qui n’attend que de tels projets de bonne volonté.



2) Directives transmises au prochain Conseil d’Administration

Dans un souci de cohérence directionnelle et afin de prolonger les efforts méritoires opérés cette année, les administrateurs souhaitent encourager le prochain Conseil à développer les prérogatives suivantes, déjà amplement amorcées depuis la rentrée :

- Poursuivre l’effort de synergie inter-associative, dans ou en dehors de Lille 3.
- Encourager les rapprochements entre l’Association et le quartier de Pont-de-Bois ainsi que la commune de Villeneuve d’Ascq, par exemple en proposant des prestations à l’association des mères de Pont-de-Bois.
- Promouvoir les opérations d’autofinancement, désormais à notre portée, notamment en obtenant les autorisations nécessaires auprès du campus universitaire.
- Afin d’assurer la transition et la transmission des archives et objectifs de l’Association, une passation de pouvoir solennelle se tiendra lors d’une réunion entre l’ensemble des membres de l’actuel Conseil d’Administration et ceux du Conseil nouvellement élu.





III- Election du Conseil d’Administration




1) Vote de reconduction du règlement intérieur de l’Association



Afin de reconduire par référendum à main levée le règlement de l’Association, deux modifications, discutées au sein du Conseil d’Administration, ont été soumises à l’appréciation de l’Assemblée Générale et au scrutin :

- La réduction du nombre d’Assemblées Générales Ordinaires de deux à une, retenant celle, élective, de fin d’année.
- L’obligation pour le Conseil d’Administration de tenir une Assemblée Générale Extraordinaire en cas de défaillance d’un tiers ou plus de ses membres et afin de pourvoir aux sièges laissés vacants.



Le référendum a entériné le règlement ainsi modifié à l’unanimité des 26 participants.



N.B. : Les articles modifiés sont disponibles en annexe du présent compte-rendu ainsi que le règlement en version complète dans la section « textes officiels » du forum.





2) Election du Conseil d’Administration



Les membres du conseil d’administration, au nombre de neuf et élus pour un an, ont été élus au suffrage plurinominal à la majorité absolue à un tour. Afin de palier certains cas particuliers inhérents au système électoral retenu, il a été proposé aux participants d’affiner le scrutin par la méthode dite « Condorcet », consistant à classer les candidats choisis par le votant par ordre de préférence, afin de retenir le plus populaire en cas d’égalité pour les dernières places au sein du Conseil d’Administration.

Rappel : 23 membres présents dont trois étaient porteurs d’une procuration transmise par un membre absent, pour un total de 26 voix au scrutin.



Voix obtenues au dépouillement :



- Alicia Bani : 7 voix

- Quentin Bonin : 12 voix

- Aurélien Caffart : 25 voix

- Pierre Debarbieux : 19 voix

- Morgan Delavalle : 9 voix

- Armand Dequidt : 15 voix

- Thomas Jonas : 18 voix

- Adrien Leblond : 19 voix

- Dominique Lestienne : 17 voix

- Marc-Antoine Luzak : 19 voix

- Erwan Milis : 4 voix

- Chloé Penet : 17 voix

- Violette Pogoda : 14 voix

- Méryle Salingue : 9 voix

- Lucile Ternisien : 21 voix



Sont donc élus au conseil d’administration de l’association La Taverne Oubliée : Aurélien Caffart, Pierre Debarbieux, Armand Dequidt, Thomas Jonas, Adrien Leblond, Dominique Lestienne, Marc-Antoine Luzak, Chloé Penet, Lucile Ternisien.

En vertu du règlement de l’Association, la première mesure du Conseil nouvellement élu sera d’élire par scrutin interne les trois membres du Bureau, aux postes de président, secrétaire et trésorier, lors de leur première réunion solennelle.







Annexe :



1) Déclaration du Conseil d’Administration sur l’irrespect



Nous avons pu constater cette année ainsi que des années précédentes chez des membres des comportements, individuels ou collectifs, qui n'étaient pas porteur du plus profond respect envers d'autres membres.


Ces comportements, que l'on peut qualifier d'excluants lorsqu'il s'agit de rejeter quelqu'un parce qu'on n'approuve pas ses goûts, sa personnalité, sa manière d'être ; de blessants lorsqu'il s'agit d'une forme de harcèlement de membres que l'on réduit à un jugement de valeur péjoratif ; voire d’infamants lorsqu'il s'agit de railler la vie privée des individus, ne sont absolument pas tolérable au sein de notre association.


Il est évident qu'il est parfois difficile de faire la distinction entre les relations privées entre membres et les relations dans le cadre de la vie associative. Toujours est-il que le rôle du représentant élu est de garantir le cadre de la vie associative, et c'est pourquoi nous nous efforçons d'être vigilants à ce qu'aucun élément, même s'il relève des relations privées entre membres, ne vienne mettre en péril ce cadre, quitte à appliquer des sanctions si cela paraît nécessaire. Il est de notre devoir de maintenir à flot le cadre de notre association.


Au-delà de ces considérations, nous tenons à inviter chacun à se demander s'il ne doit pas faire preuve de plus de bienveillance envers les autres membres. Au-delà, vous avez le droit de penser ce que vous voulez des autres, mais si vous avez du mal avec quelqu'un, tenez-vous en à l'entente cordiale. Nous ajoutons que la courtoisie et l'entente cordiale sont de mises entre tous les membres, au-delà de toutes les relations interpersonnelles ou manques d'affinité, et que le fait d'ignorer, d'éviter des membres, de ne pas aller vers eux pour les intégrer, ne constitue en rien une entente cordiale mais bien une exclusion, ou, à tous le moins, une attitude peu sociale.


Nous avons constaté un manque très concret d'intégration qu'ont subi certains de ceux qui souhaitaient nous rejoindre, lesquels se sont confrontés à une attitude quelque peu sectaire de l'association, due au fait qu'ils ne partageaient pas les mêmes passions ou n'étaient pas aussi engagés dans les activités rôlistiques que la plupart des membres actifs. Nous rappelons qu'une association n'est pas régie par les mêmes principes qu'un groupe amical. Une association est un contexte citoyen où il est un devoir d'accueillir chacun de manière égale, respectueuse et fraternelle, en faire partie constitue une forme d'engagement. En vertu de votre appartenance à cette association, il est de votre devoir de contribuer au bon déroulement de son activité en condamnant tous propos et tous comportement de nature blessante, excluante ou infamante. De la même manière, nous invitons nos membres à ne pas hésiter à aller vers les étudiants ou les associations, en tant que représentants de la Taverne, quand l'occasion se présente à eux.



Rappel de la deuxième section, Article 5 du règlement :


Tout membre de l’association s’engage à respecter la vie de celle-ci, l’autorité du Bureau et du Conseil d’Administration ainsi qu’à ne jamais porter atteinte à l’intégrité physique, mentale et morale, par quelque moyen que ce soit, de ses pairs.

Le manque de respect explicite ou implicite à l’égard d’un ou plusieurs membres de l’association, par l’usage de la violence physique ou verbale, ou par quelque autre moyen que ce soit, ainsi que la nuisance à la vie associative, perpétrée de façon active ou passive, pourront faire l’objet de sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion, selon des modalités définies et appliquées par le Bureau.
Scolie : De même, tout contrevenant au présent règlement pourra faire l’objet de sanctions semblables définies et appliquées par le dépositaire du règlement, en accord avec le Bureau.





2) Articles revus du règlement



Article 8 :

Les membres du Conseil d’Administration, ci-dessous dénommés les administrateurs, sont élus par l’ensemble des membres de l’association lors de l’Assemblée Générale Ordinaire de fin d’année, selon des modalités prédéfinies par le Bureau sortant. Tout membre de l’association peut se présenter au poste d’administrateur ; au nombre de neuf et élus pour un mandat annuel, les administrateurs défaillants ne sont pas remplacés jusqu’à la prochaine Assemblée Générale, Ordinaire ou Extraordinaire.

Scolie : En cas de défaillance d’un tiers ou plus des membres du Conseil d’administration, celui-ci est tenu d’organiser une Assemblée Générale Extraordinaire où de nouvelles élections prendront place en vue de pourvoir aux sièges laissés vacants. En dehors de ce cas particulier, le remplacement des membres défaillants n’est pas une obligation.

Les administrateurs sont les représentants de l’association dans tous les actes de la vie civile. Ils sont chargés d’assurer le bon fonctionnement de l’association et l’application des décisions prises lors des réunions et Assemblées Générales. Une fois élu, la première action du Conseil d’Administration est d’élire les membres du Bureau.

Le Conseil d’Administration se réunit plusieurs fois par an selon des modalités prédéfinies par lui à son élection ou sur convocation du Bureau. Le Conseil d’Administration établit, par la personne du Secrétaire, les procès-verbaux de ses réunions, qui peuvent être rendus publics ou non, selon la volonté du Conseil.

Pour toute décision concernant l’administration, la gestion et l’organisation de l’association, le Conseil d’Administration est souverain. Les décisions prises par le Conseil d’Administration doivent être validées par un vote interne à majorité absolue. Si le Conseil comprend un nombre pair d’administrateurs et qu’un vote se solde par une égalité des voix, le Président peut faire valoir son droit souverain de trancher entre les deux partis. En outre le Conseil peut, sur proposition du Bureau, convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire.




Article 9 :

L’association est tenue d’organiser une Assemblée Générale Ordinaire au terme de l’année universitaire. Tout membre de l’association est appelé à être présent lors de cette Assemblée et possède le droit de vote. Les administrateurs y informent les adhérents de la gestion de l’association lors de l’année écoulée et en prévision de l’année à venir. Les membres présents ou ayant délivrés une procuration sont invités à voter et à débattre des questions à l’ordre du jour. Les modalités de vote sont prédéfinies par le Bureau et le Président dirige l’Assemblée.

L’Assemblée Générale Ordinaire a pour objet l’approbation ou la désapprobation de la gestion durant l’année écoulée d’après les activités réalisées, du résultat de l’exercice financier sur présentation d’un compte-rendu du Trésorier, et l’établissement d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour l’année à venir ainsi que les directives à suivre pour les administrateurs. Elle devra en outre reconduire la validation du présent règlement et pourra statuer si nécessaire sur son amélioration.

D’autres questions portées à l’ordre du jour et concernant la vie de l’association peuvent être soumises à l’avis des Assemblées Générales, Ordinaires ou Extraordinaires. L’ordre du jour est établi par le Conseil d’Administration, mais les questions non inscrites sont acceptées par lui si elles sont jugées opportunes. A l’issue de chaque Assemblée Générale, Ordinaire ou Extraordinaire, un procès-verbal sera dressé par la personne du Secrétaire et les délibérations consignées dans un registre.
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