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 Compte-rendu de la réunion du C.A.du 17 janvier 2015

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MessageSujet: Compte-rendu de la réunion du C.A.du 17 janvier 2015   Lun 29 Juin - 12:58

---- Conseil d’administration du 17 janvier 2015 ----

La réunion s’est déroulée en présence de Marc-Antoine, Aurélien, Chloë, Thomas, Mello, Pierre, Adrien et Roxanne.

L’administrateur Valentin étant malade, il n’a pas pu se rendre présent.



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Ordre du jour : Bilan des activités faites par l’association depuis le dernier C.A., activités à venir et fonctionnement de l’association.

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I. BILAN


a) LE DOSSIER COIN

Madame la présidente s’excuse de son retard dans l’exécution de celui-ci et informe l’assemblée qu’il devrait être terminé sous peu.

De plus, elle évoque la mise en place d’un dossier « clef en main » qui servira de charpente pour la gestion future de la convention, afin de permettre aux futurs administrateurs d’avoir des informations détaillées sur les marches à suivre dans la construction du projet, ainsi que toutes les démarches administratives nécessaires.


b) LE STAND CONCERT POUR LES 40 ANS DE LA FAC (12/11)

Dans l’ensemble, on souligne une très mauvaise organisation de la part du VPE, notamment dû aux problèmes de logistique sur place, le jour même comme par exemple l’absence de matériel réservé pour notre stand.

Peu de taverneux ont souhaité se rendre au concert malgré la réduction dont ils bénéficiaient. Cependant selon les informations que nous avons, le concert a été plébiscité par les autres étudiants qui se sont rendus massivement à celui-ci.


c) LA VISITE DE L’AFEV (12/11)

A la suite du stand concert nous avons reçu la visite de jeunes enfants accompagnés de bénévoles de l’AFEV, afin de faire une initiation aux jeux de plateaux.

Les animateurs ont semblé ravis de cet échange et les enfants se sont bien comportés et ont aimé leur après-midi et le goûter qui a suivi.

On déplore le manque de temps lors de cette rencontre qui fut de courte durée mais très plaisante.


d) REUNION DE RENTREE (14/11)

La réunion de rentrée -qui sert à la fois de présentation pour les nouveaux membres et également de réunion « bilan » de l’association- a été boudée par un nombre important de taverneux, ce que l’on juge lié par le fait qu’elle ne serait qu’un rabachage des mêmes choses chaque année pour ceux-ci.

Le bureau et les administrateurs tiennent donc à rappeler que cette réunion est importante pour le bon fonctionnement de l’association et qu’une présence à cette assemblée est conseillée pour permettre à chacun de s’exprimer et d’entendre toute information importante.

Lors de cette réunion a été faite une présentation globale de l’association (forum, bureau, C.A…) , un petit bilan du COIN, ainsi qu’une évocation de soucis lié à la gestion de l’association dont l’évocation de rumeurs et de possibilité de mise à l’écart de certains membres par d’autres.

Certains membres, n’ayant pas forcément été visé ou conscient de la chose ont été touché par ces mots ont promis une vigilance quand à ce problème.


e) LILLE OTAKU (15/11)

Des jeux avaient été achetés pour l’occasion sur le thème du japon (Sushi Dice, Shogun, Extensions de King of Tokyo…).

L’évènement s’est très bien passé, il a généré un grand nombre de visiteurs et la collaboration avec Lille I a été un franc succès. Le stand jeu était très souvent plein et de nombreux jeux ont été essayés par les visiteurs.

[On notera juste l’écœurement des administrateurs Pierre et Aurélien qui ne rejoueront pas de sitôt respectivement à Takenoko et à King of Tokyo.]

Aurélien souligne, de plus, que Lille Otaku qui n’était à la base qu’un projet étudiant, est devenu une association à part entière et que nous aurons peut-être la possibilité de retravailler ensemble pour la 2ème édition, l’année prochaine.


f) LES HANDI-JEUX (25/11)

On déplore lors de cet évènement le manque de visiteurs et de joueurs pour participer à cet évènement. Cela est peut être du aux horaires difficiles (entre midi et deux) de l’évènement.

Cependant, la présence d’un grand nombre de taverneux pour animer a été très appréciée.


g) LE FORUM DES ASSOCIATIONS (26/11)

Malgré l’emplacement difficile du stand qui n’avait pas forcément une bonne visibilité du public, nous avons reçu quelques visiteurs et joueurs pour l’après-midi et gagné une nouvelle adhésion en la personne de Tama par exemple.

Nous avons été déçu par la météo qui ne nous a pas permis comme chaque année de faire de l’initiation au GN.


h) LA NUIT DE L’INFO (04/12)

Notre action s’est focalisée sur les jeux de plateaux lors de cet évènement car il n’était pas adapté pour la pratique et l’initiation aux jeux de rôle.

Cependant, les bénévoles présents ont su s’adapter en proposant des initiations à des jeux comme le Val, qui se place à mi-chemin entre jeu de plateau et jeu de rôle.


i) APRES-MIDI JEUX DE PLATEAU AVEC L’ASSOCIATION DE CROIX (06/12)

Une participation bénévole de la part de l’association qui à quand même été rémunérée à hauteur d’une cinquantaine euros afin de nous soutenir et d’investir dans de nouveaux jeux, pour un public plus jeune notamment ceci afin de faire un autre partenariat à l’avenir.

De plus cette association a émis la possibilité de pouvoir nous prêter des locaux pouvant être utilisé pour des murder-party.


j) NOËL (17/12)

Malgré une absence notable d’étudiants et de taverneux dû aux partiels se déroulant cette semaine. L’évènement noël a eu bon accueil auprès des étudiants.

Le buffet avec son système de dons a bien fonctionné et les photos et questions sur les genoux du père noël également.

Il a été souligné qu’il n’y avait peut être pas suffisamment d’activités proposés pour cet événement, il faudra donc réfléchir pour ajouter, à l’avenir, d’autres animations ou jeux.

On notera également que certains membres trouveraient l’échange de cadeaux trop longs et qu’il faudrait peut-être songer à le faire à une autre date. Cela restera à soumettre à l’avis des membres.


k) ULYSSE

Démarrage difficile à la rentrée des fêtes dû aux examens avec une absence de jeux pour la première semaine de janvier. La semaine suivante fut mieux organiser mais on déplore un manque de motivation de la part des élèves présents dans la cafétéria.

Cependant, on espère une amélioration après l’élaboration de l’affiche afin de susciter plus de gens à venir au café.

Une solution a été apportée également pour dynamiser et convaincre les gens, celles de faire une sélection des jeux à rapporter qui seraient des jeux courts et visuels.

La réclamation de certains membres pour bénéficier d’une réduction des consommations auprès de la cafétéria, a été rejetée à cause de la maigre participation que nous apportons pour le moment à l’établissement.

Si les efforts de communication s’avèrent payant, une négociation avec le gérant sera envisageable ultérieurement.


l) PREMIERE SESSION DES JDP A THEME

Idée qui a eu un succès notable. Tous les propriétaires de jeux ont joué le jeu et les tables ont très bien tourné tout au long de l’après-midi.

La prochaine session à thème sera dans deux semaines et sera sur le thème des « pays lointains ».

Nous remercions Dés à la Carte également pour le prêt de jeux à cette occasion.

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II. LES ACTIVITES A VENIR


26/01 : SESSION ANIMATION DE JEUX A LA RESIDENCE TRIOLO

Exclusivement du jeu de plateau pour cette date qui deviendra peut être une participation mensuelle pour l’association.

Si des personnes sont motivées, une initiation mini-murder peut être également envisagée.

La soirée commencera à 19h30.


03/02 : CARNAVAL (direction Aurélien et Pierre)

Les activités proposées seront les activités habituelles :

le costume mystère d’Hartanis, playlist festive et dansante, kermesse avec pêche aux canards et les non-anniversaires surprises.

Il sera également demandé aux membres souhaitant participer d’apprendre (au minimum) la chorégraphie du refrain de la chanson des Chopsticks Brothers, Little Apple afin de faire un flashmob dans le hall ou dehors si le temps le permet.

Il sera également important de prévenir les UFR afin que les professeurs soient au courant de nos happenings, évitant ainsi tout problème. Les parades dans les couloirs et aux services administratifs sont maintenus.

Le code couleur de l’événement reste le même : couleurs et mauvais goût sont de rigueur.

Il sera demandé aux membres apprentis pâtissiers de faire des crêpes pour l’occasion afin de coller avec la chandeleur.


12/02 : SAINT VALENTIN

Avec le manque de participant au tournez manège de l’an dernier, il faut envisager de nouvelles activités pour l’évènement. Rien n’est encore fixé pour le moment.

Cependant, l’idée des photos est maintenue avec une volonté de proposer un thème (Pin Up, Jeux de Role etc..) et avec une possibilité de chacun de participer, avec des séances qui seront fixés au 31/01, 07/02 et 08/02 chez Pierre et Roxanne.

Des créneaux supplémentaires seront disponibles sur demande les soirs ou jours de semaine selon disponibilité de la photographe (Roxanne ndlr).

De plus, ces photos auront un caractère très artistique et elles seront volontairement tournées à l’avantage du modèle. Aucune photo ne sera diffusée sans l’aval du sujet photographié et il n’est en aucun cas nécessaire d’être entièrement dévêtu.


« Les statistiques, c'est comme le bikini. Ce qu'elles révèlent est suggestif. Ce qu'elles dissimulent est essentiel. » - A. Levenstein


De plus, si la demande est suffisante la création d’un calendrier 2016 façon dieux du stade peut être envisagée pour les membres moyennant finance.

Une demande sera faite au près du CAVUL pour éventuellement proposé lors de l’évènement des prises de photos des couples ou personnes désirant se faire photographier.

L’idée d’un « mur Spotted » lors de l’évènement est également suggérée.

L’évènement sera également l’occasion pour diffuser la vidéo faite sur l’association par Rémy et Charlotte.


Entre 12/02 et 22/02 : REUNION COIN 3

Réunion de discussion avec Dés à la Carte pour la mise en place du COIN 3ème édition d’octobre 2015.

Création et mise en place d’un doodle pour la date.

Lors de cette réunion, les organisateurs des différents pôles seront désignés, en plus du thème de cette année.


25/02 : JEU DE PISTE

Une amie de Cassandre (Zellion) et Anne-Lise (Lilith) sollicite notre aide pour animer un jeu de piste lors d’une après-midi car elle ne sera peut être pas en mesure de gérer seule l’évènement. Il s’agirait d’avoir 3 ou 4 bénévoles de disponibles pour animer l’activité.


13/03 : PROCHAIN CONSEIL D’ADMINISTRATION


17/03 : SAINT PATRICK

Thème habituel autour du folklore irlandais et celtique avec danses et chants traditionnels, stand de maquillage et tout le monde vêtu de vert.

Possibilité d’ajouter au planning des activités du trollball en extérieur si le temps le permet.

Il n’y aura pas d’après-midi à Ulysse ce jour-là.


FIL ROUGE DU MOIS DE MARS : CONCOURS DE CHANSONS

Thème à définir et dates de représentations et de remise des lots à définir aussi. Il faudra également voir à trouver plus de récompenses pour l’occasion.

Les règles de base restent inchangées. ( chanson en français, sur l’association etc.…)

On évoque aussi de refaire, en fin d’année, les « AWARDS TAVERNE » mais les modalités sont encore à définir.


PRINTEMPS DES ASSOCIATIONS (dates à définir)

Comme d’habitude, animation d’un stand avec toutes les autres associations de l’université.


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III. FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION



Des nouvelles du Dernier Bar avant la Fin du Monde :

Il y a eu, il y a peu, avortement du projet pour des questions budgétaires.

Cependant, Yoann le responsable de l’établissement l’Hybride pas loin de nos amis de Trolls et Petits Lutins, à repris le projet en main toujours sous la franchise de l’enseigne parisienne. Le bar pourrait ouvrir ses portes courant 2015.


Projet de LAN de l’UAH et de son président Ghilain

Malgré notre volonté de partenariat avec l’association, la possibilité de cette soirée ne nous parait pas envisageable compte tenu du peu d’ordinateurs et de la taille des locaux de ceux-ci. Cependant nous pourrions demander à nos membres, d’aller bénévolement installer quelques jeux sur leurs ordinateurs. Ceci reste à voir.

Nous sommes cependant toujours décidés à rester partenaire à l’avenir pour d’autres événements.


T-SHIRTS

La commande sera disponible cette semaine et la distribution devrait commencer ce vendredi lors de la session Jeux de Plateau par Mello accompagné du reste du paiement des t-shirts.


FINANCEMENT


Il a été demandé à la Taverne de racheter des jeux lors des soldes proposées au bazar du bizarre, cependant après analyse plus approfondi il s’est avéré que les jeux soldés n’étaient pas en nombre suffisant pour passer commande. La demande a donc été refusée.

Une autre demande a été formulée par Adrien, le trésorier afin d’acheter des trieurs et chemises afin de fluidifier l’organisation des archives et des comptes de l’association. La demande a été soumise au vote et à l’unanimité, 20 euros ont été alloués pour l’achat de ceux-ci.


LOCAL DE STOCKAGE

Nous avons reçu un mail de la vice-présidente nous informant que cette salle qui est l’ancien bureau du VPE serait disponible à la condition de louer le local pour entreposer les jeux et de récupérer la clef de ce lieu à un secrétariat. Cependant, cette perspective nous semble compliquée dans sa mise en œuvre et nous attendons sa mise en place.

Une autre possibilité nous vient d’une membre, Frédérique (Playful Librarian), qui nous propose de stocker quelques jeux dans la bibliothèque Michelet où elle travaille. Les taverneux auraient ainsi la possibilité de récupérer les jeux directement là bas.

Le seul inconvénient sera les contraintes horaires pour ramener les jeux dans les horaires d’ouverture de la bibliothèque.


L’ACCUEIL

Un nombre inquiétant de remontées ont été faite aux membres du C.A. au sujet de l’accueil fait aux nouveaux membres de la part des gens présents à l’association en semaine.

Les membres n’auraient pas le comportement adéquat et escompté lors de la venue d’un nouvel arrivant souhaitant s’intégrer ou tout simplement voulant faire un jeu. Certains nouveaux venus seraient ainsi réticents à l’idée de revenir à l’association et ont un sentiment de rejet et d’exclusion de la part de gens indifférents.

Ce problème se recoupe également avec le problème du jeu AVALON souvent cité dans les réclamations. En effet, il semblerait que lors du jeu, des comportements agressifs soient notés ainsi qu’un manque d’intégration des nouveaux aux parties et même un favoritisme quand au choix des joueurs.


Il nous a été également signalé que l’association souffrirait d’une mauvaise image auprès de la communauté rôlistique et que certains étudiants de Lille III se seraient plutôt tournés vers des associations de Lille I et Lille II qui semble mieux convenir à leurs attentes.

Néanmoins, il est nécessaire de rappeler que ce n’est encore une fois que le cas d’une minorité de personnes mais que cela reste un événement problématique pouvant s’intensifier et décroître notre nombre d’adhésions et ternir notre image vis-à-vis de l’université et de ses protagonistes.
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