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 Compte-rendu de la réunion du CA du 07 novembre 2014

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MessageSujet: Compte-rendu de la réunion du CA du 07 novembre 2014   Lun 29 Juin - 12:58

Compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 07 novembre 2014

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Réunion pilotée par la présidente Chloé, en présence du secrétaire Thomas, du trésorier Adrien et des administrateurs Aurélien, Valentin, Vanessa.

Les administrateurs Marc-Antoine, Pierre, Roxanne n’ont pu se rendre présents.


Ordre du jour :

- Fonctionnement de l’association

- Evénements du premier semestre

- Bilan du COIN²




I- Fonctionnement de l’association



1) Logistique

Afin de continuer à améliorer la logistique interne de l’association, le conseil d’administration a statué sur les points suivants :

- De nouveaux jeux ont été achetés, afin d’accroître et diversifier le buffet jeux proposé à nos membres et lors des événements officiels (Sushi Dice, Smash up, etc.)

- Une armoire de rangement pourrait être mise à disposition de l’association par l’université, à voir selon quelles modalités celle-ci serait accessible (transmission des clés, etc.)

- Un panneau d’affichage propre à l’association sera demandé à l’université, afin de relayer nos événements officiels et nos salles d’occupation quotidienne.


2) Sessions de la Taverne

- Sessions Ulysse :

• Prévoir des affiches afin de mieux relayer l’info auprès des adhérents Ulysse [Roxanne]

• Optimiser la transmission des jeux et du roll-up en vue de cet événement hebdomadaire.

• En raison d’une animation mitigée, organiser une équipe d’animation, qui pourrait être formée les vendredis après-midi à l’explication des règles des jeux, etc.


- Sessions hebdomadaires du vendredi : lancement des sessions thématiques, afin de faire découvrir ou redécouvrir des jeux peu usités.


3) Qualité de vie

En prévision de la réunion d’ouverture de l’association du 14/11, le Conseil d’Administration tient à rappeler les points suivants, cruciaux pour la qualité de vie et la bonne ambiance de l’association :

- Tout membre de l’association s’engage au respect d’autrui et à l’accueil cordial de chacun, indépendamment de ses inimitiés personnelles ; les membres présents au sein de l’association n’ont pas à y subir des règlements de compte personnel.

- Tout membre s’engage à respecter les cours ayant lieu à proximité des activités de l’association, et à respecter les locaux utilisés lors de ces dernières (attention au volume sonore, débarras des déchets, éviter le débordement des poubelles…)

- Tout membre s’engage à garantir à chacun, nouveau ou non, un accueil convivial et ouvert, propre à mettre en avant nos activités et notre rôle associatif ; lorsque des membres ou d’autres étudiants viennent découvrir nos activités, il est demandé aux membres présents de faire un effort pour lancer lesdites activités et, idéalement, d’avoir quelques petits jeux sous les mains lors des sessions quotidiennes, afin d’éviter de les réduire à de simples squats.


II- Planning des événements du premier semestre

- Mardi 11/11 : Réunion-bilan autour du COIN² avec nos comparses de Dés à la Carte.

- Mercredi 12/11 : Strand Taverne, dans le cadre du mois de l’engagement.

• Aide à la vente des places pour le concert des 40 ans de la fac par nos bénévoles volontaires.

• Accueil des étudiants de l’A.F.E.V. et de leurs jeunes protégés lors d’un goûter ludique.

- Vendredi 14/11, 16h : Réunion d’ouverture de l’association, permettant de présenter les membres du Conseil d’Administration, le fonctionnement de l’association, le planning des événements de l’année, ainsi que de prendre les photos du trombinoscope et de distribuer les cartes de membres.

- Samedi 15/11 : Stand jeux de plateau spécial Japon, en partenariat avec Dés à la Carte, au salon Lill’Otaku de Lille 1, ayant pour but la promotion ludique de la culture japonaise.

- Mardi 25/11 : Stand les handi-jeux, dans le cadre du mois de l’engagement, stand de sensibilisations aux situations de handicap en partenariat avec le Bureau de la Vie Etudiante et l’association U.A.H.

- Mercredi 26/11 : Stand Taverne au forum associatif, consacré à toutes les associations partenaires du mois de l’engagement (universitaires ou non).

- Jeudi 04/12 : Initiation au Jeu de Rôle par nos MJs volontaires dans le cadre de la Nuit de l’Info, à Lille 1.

- Samedi 06/12 : après-midi Jeux de Plateau à la Maison pour tous de Croix, pour petits et grands. [Ciloë, Mello]

- Mercredi 17/12 : Noël à la fac, avec le Père Noël et ses lutins farceurs. [Roxanne]



III- Bilan du COIN²

Remarques et suggestions relatives à la deuxième édition de la COnvention INoubliable :

- Bilan JdR : 39 tables, pour 145 joueurs + très bons retours pour les parties de JdR en après-midi.

- Inscription sur les tables : prévoir une meilleure organisation, et lancer un appel à MJs officiel à l'avance.

- Jeux Vidéos : très bon succès de la L.A.N., mais rechercher d’autres associations pour le prêts des consoles (Salty Arena ?).

- Space Ship : pouce bleu tellement c’est trop cool.

- Jeux de plateau : bon succès de la salle « jeux de zombie » et très bon partenariat avec l’Etoile du Jeu ; animateurs JdP à inclure dans le planning des bénévoles, pour éviter les confusions.

- Grandeur Nature : franc succès du G.N. en intérieur, tatamis finalement non nécessaires.

- Séances Kino : nettement plus de spectateurs que lors de la première édition.

- Animations : succès sans interruption des stands origami, maquillage, jeux de piste.

- Remise des lots : très appréciés pour leur diversité (tirage au sort, joueurs de Space Ship, de G.N….), mais prendre plus de temps lors des remises afin d’éviter la confusion.

- Prendre plus de temps également pour les remerciements officiels.

- Activités : concerter et équilibrer les activités de chaque pôle en vue d’organiser un planning global.

- Présentiel des bénévoles pas toujours en adéquation avec le planning prévu, ce qui en a obligé certains à faire beaucoup plus d’heures que prévu.

- Installation du site : aucun problème notable, si ce n’est prévoir plus de pochoirs pour organiser la signalétique.

- Prévoir un fléchage avec panneaux pour les automobilistes.

- Orienter les voitures vers le parking du Kino.

- Penser à baliser l’entrée arrière du bâtiment C, pour que les visiteurs puissent être tous orientés depuis l’accueil.

- Prévoir une affiche représentant le plan du site.

- Relancer la demande pour un possible, mais néanmoins nécessaire, troisième bâtiment.

- S’accorder sur les horaires de fin de la Convention.

- Racheter une manette de Wii pour compenser le vol de celle prêtée par une de nos bénévoles.

- Prévoir plus de bénévoles pour animer le stand figurines.

- Site web : trop confus, ergonomie à revoir + retirer les Ludopathes et ajouter les Halflings dans la section des partenaires.

- Prévoir plus de repas, réserver le chocolat chaud pour les mâtinées, repenser les formules et les desserts, prévoir des boissons plus diversifiées.

- Malgré certaines demandes, il ne saura pas possible, pour des raisons financières, d’offrir les repas aux bénévoles.

- Mieux expliquer le fonctionnement des fours aux bénévoles, pour éviter de tout faire péter.

- Sécurité : bonne entente et concertation, bonne adaptation de leur part.

- Salle repos : matelas en libre-service très appréciés !

- Accentuer la recherche de presses gratuites, chaînes télé, stations de radio susceptibles de faire la promotion de l’événement.

- On dira ce qu’on voudra, c’est quand même dommage pour les talkies walkies et les requins volants.

- Fin janvier : prévoir une première réunion pour le COIN³.



Si vous avez d’autres suggestions ou des remarques à faire, n’hésitez pas à vous adresser directement aux membres du Conseil, à envoyer un mail à l'adresse rolistespascontents@gmail.com, ou à intervenir ci-dessous !
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