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 Compte-rendu de la réunion du CA du 08 septembre 2014

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MessageSujet: Compte-rendu de la réunion du CA du 08 septembre 2014   Lun 29 Juin - 12:57

Compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 08 septembre 2014

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Réunion pilotée par la présidente Chloé, en présence du secrétaire Thomas, du trésorier Adrien et des administrateurs Aurélien, Marc-Antoine, Pierre, Roxanne, Valentin, Vanessa.


Ordre du jour :

- Bilan de la rentrée

- Planning prévisionnel

- Convention Inoubliable, le retour



I- Bilan de la rentrée


1) Organisation interne

Afin de continuer à améliorer la logistique interne de l’association, le conseil d’administration a statué sur les points suivants :

- Possession d’une trousse de secours par l’association : repoussée dans l’attente d’un lieu de stockage sur le site universitaire.

- Mettre à disposition les coordonnées des administrateurs, pour faciliter la communication avec les membres de l’association [liste disponible ici : http://forum.taverne-oubliee.fr/voirtopic.php?f=7&t=1001 ]

- Cartes de membre : il a été décidé de les diffuser officiellement lors de la Réunion de rentrée de l’association, et de les corréler à l’année scolaire.

- Adhésion à l’association : il est recommandé aux membres de transmettre en même temps leur fiche d’inscription et leur cotisation, afin de faciliter la tâche des administrateurs.

- Un droit à l’image à faire signer sera proposé lors de la Réunion de rentrée de l’association, concernant les photographies mises en ligne. Il a été proposé d’ajouter une case « droit à l’image » à cocher sur les fiches d’inscription, pour l’année prochaine.

- Cartes de visite de l’association : à refaire dès que possible. [en charge : Roxanne]

- Pour les événements officiels : les organisateurs sont priés de se tourner vers le Baron afin d’obtenir les autorisations nécessaires (lieu, matériel) et pour diffuser officiellement les informations auprès de l’université.

- Pour les événements officiels, toujours : un budget peut être alloué aux organisateurs, pour un coût n’excédant pas 20€, et sur présentation de devis et/ou factures au trésorier en prévision d’un remboursement des frais engagés.

- Local : possibilité de contacter la municipalité de Villeneuve d’Ascq pour en réserver un de façon régulière, dans le cadre des parties de jeux de rôle ; logistique à étudier.


2) Evénement de la pré-rentrée

- Le discours d’ouverture organisé par l’association en amphithéâtre, sur un ton humoristique et décalé, a reçu une bonne réception de la part des étudiants et du personnel de l’université.

- Des officiels de l’université nous ont fait l’honneur de leurs salutations sur notre stand associatif.

- Le stand a joui d’une très bonne visibilité, et de nombreux retours positifs, intégrant dès la rentrée de nouveaux membres au sein de l’association.


3) Mise à jour des plateformes de communication

Liste et description des différentes plateformes de communication relatives au fonctionnement de l’association :

- L’association possède une adresse mail unique, relative à toute forme de communication, y compris dans le cadre de la Convention Inoubliable : association.lataverneoubliee@gmail.com

La précédente adresse spécifique à la Convention n’est plus usitée et ne doit plus être transmise.

- Une adresse spécifique aux réclamations des membres de l’association a été mise en place : rolistespascontents@gmail.com

- L’association possède également une page facebook, relayant ses événements importants : https://www.facebook.com/LaTaverneOubliee

- L’essentiel des activités s’organise via le présent forum de l’association, dont il est l’organe officiel. Il est rappelé qu’une présentation sur ce dernier est nécessaire (mais non suffisante) pour devenir membre de plein droit de l’association.

- L’association possède également un site de présentation, à destination de tous ceux qui souhaiteraient nous découvrir et en savoir plus sur notre structure [onglet ci-à gauche].

- La COnvention INoubliable, quant à elle, possède un site propre, destiné à présenter l’événement, son programme, ses partenaires et invités [onglet ci-à gauche].

- Elle dispose de même d’une page facebook, relayant les informations essentielles (actualités, programme, événements nécessitant une inscription, etc.) : https://www.facebook.com/conventioninoubliable

- La Convention possède aussi un groupe facebook, permettant aux membres de discuter de l’événement et de son organisation : https://www.facebook.com/groups/176003629259754/

- Un compte twitter est également à disposition pour en relayer les informations principales : https://twitter.com/Coinlille3

- A noter que le Conseil d’Administration dispose pour sa part d’un GoogleDrive, pour faciliter l’échange et la modification de documents entre les administrateurs.


[20h22 : l’administratrice Mello prend la parole pour la première fois au sein du Conseil d’Administration :

« Il est où, le sopalin ?? »

Ce fut la totalité de sa participation à cette réunion – note d’archive.]



II- Organisation des événements


1) Planning des mois à venir :

- Dimanche 14 septembre : Forum des associations de Villeneuve d’Ascq, où la Taverne Oubliée dispose d’un stand. [en charge : Hartanis, Marco, Baron, Mello]

- Mercredi 22 octobre : Halloween à la fac. [Mello, Zero]

Au programme : costumes sur le thème « les méchants de fiction », distributions de bonbons, concours d’histoires avec lots, histoires participatives, épreuves de type Fort Boyard, combat de G.N. contre la Mort, concours de déguisements avec stand photo sur le thème « adopte un Méchant » (photos relayées sur facebook, donc prévoir une autorisation de diffusion à faire signer aux participants).

- Vendredi 14 novembre, à partir de 16h : Réunion d’ouverture de l’association, avec présentation de ses activités, du conseil d’administration, du planning annuel, ainsi que remises des Tee-Shirts et cartes de membres de l’association, et signature d’un droit de diffusion pour les photos, assortie d’une séance pour le trombinoscope.


2) Les rendez-vous de la semaine :

- Sessions d’initiation aux jeux de plateau au Café Ulysse, tous les mardis de 14h30 à 18h. Les membres intéressés sont invités à venir initier les étudiants internationaux à nos activités, de façon pédagogique et conviviale.

- Sessions jeux de plateau hebdomadaire, tous les vendredis à partir de 13h, en salle Aéroport. [Mello]

- Possibilité de prévoir des entraînements de G.N., se renseigner auprès de Pierre et Luniak pour en organiser – pour des raisons d’assurance, le parc attenant à l’université est déconseillé pour ces activités.


3) Partenariats envisagés :

- Voir auprès de l’estaminet Troll et petits lutins pour un partenariat impliquant des tarifs préférentiels pour nos membres.

- Une boutique de jeux à Douai nous propose également un partenariat, voir à leur envoyer la liste définitive de nos membres après la Réunion de rentrée.

- Yelp, communauté de commerces lillois, nous propose une soirée jeux pour leurs membres ; possibilité de leur organiser une murder. [Baron, Ciloë]


III- COnvention INoubliable 2.0


1) Plan de communication

- Réalisation de deux visuels, d’abord un teaser puis l’affiche officielle, tous deux imprimés via le service reprographie de Lille 1. [teaser : Sophie de dalc ; affiche : Roxanne ; campagne d’affichage : Pierre]

- Prévoir deux affiches en A0 pour encadrer la porte du bâtiment C.

- Réalisation d’un calicot de bienvenue.

- Communiqué de presse, à transmettre à divers média d’information. [Sophie]

- T-Shirts personnalisés pour les bénévoles : resteront la propriété des bénévoles contre payement de la modique somme de 3 €. Relever les pseudos et tailles des bénévoles Taverne Oubliée et Dés à la Carte, et prévoir un sus de T-Shirts non nominatifs.

- Outre les bracelets, prévoir 500 badges « canard de l’espace » spécifiques à l’édition 2014, à distribuer aux visiteurs.

- Tenir le site web à jour, avec la description de l’événement et son programme, au fur et à mesure de son élaboration. [Marco]


2) Pôle restauration

- Diminuer les confiseries sucrées et augmenter les extras salés par rapport à la première édition, et prévoir des fournitures de petits déjeuners.

- Voir pour achat de fourniture en gros. [Marco]

- Assurer la disponibilité d’eau minérale, possiblement via une fontaine à eau. [Marco]

- Mettre à disposition un percolateur et du café gratuit, via un partenariat publicitaire. [Marco]


3) Invités et partenaires

- Défrayer les invités dès leur arriver sur le site de la Convention. [Adrien]

- Prévoir un logement pour chacun, possiblement via un logement C.R.O.U.S. pour ceux ne souhaitant pas dormir sur le site de la Convention et ne pouvant pas être accueillis. [Baron]

- Pôle jeux vidéo : partenariats et organisation mis en place par Dés à la Carte.

- Recontacter le Club de Go de Lille. [Ciloë]

- Kino Ciné : organisation d’un nouveau programme en lien avec la Convention. [Baron]


4) Autres activités

- Pôle Wargame : sans partenaire défini, contacter les membres actuels et anciens de l’association spécialisés dans cette activité (Pock, Litrik, Choppy, Bootboy). [Pierre]

- Pour une raison obscure, quelqu’un semble vouloir absolument caser un stand origami à la Convention. [Mello]


5) Logistique

- Augmenter le matériel de nettoyage par rapport à la première édition. [Zéro]

- Voir pour étendre le site de la Convention. [Baron]

- Sécurité : demander l’autorisation de laisser deux véhicules stationner au fond du parking.

- Electricité : revoir à la hausse les besoins du pôle restauration (fours, congélateurs, etc.), et définir les besoins informatiques avec Dés à la Carte.

- Demander à allumer le chauffage des bâtiments C et G.

- Envoyer un appel à dons par mail à tous les membres de l’association. [Marco]

- Réunir tous les chefs de pôle lors d’une réunion début octobre.

- Prévoir une ultime réunion avec Dés à la Carte et les principaux organisateurs lors de la semaine précédant la Convention. (Le 24/10 ?)


Si vous avez d’autres suggestions ou des remarques à faire, n’hésitez pas à vous adresser directement aux membres du Conseil ou à intervenir ci-dessous !
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