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 Compte-rendu de l'Assemblée Générale du 21 mai 2015

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Baron Noir
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MessageSujet: Compte-rendu de l'Assemblée Générale du 21 mai 2015   Jeu 23 Juil - 2:24

Compte-rendu de l’Assemblée Générale du 21 mai 2015



Assemblée Générale tenue le 21 mai 2015 à l’université Charles-de-Gaulle Lille 3, pilotée par la présidente Chloé, le secrétaire Thomas et le trésorier Adrien, et encadrée par les membres du conseil d’administration Aurélien, Marc-Antoine, Pierre, Roxanne, Valentin et Vanessa.
La Taverne oubliée compte 84 membres inscrits de plein droit, dont 40 membres présents auxquels s’ajoutent 8 procurations, pour un total de 48 voix au scrutin.


Ordre du jour, approuvé à l’unanimité par l’Assemblée :

- Bilan de l’année écoulée
- Perspectives d’avenir
- Rappel des valeurs de la vie associative
- Réponses aux questions de l’Assemblée
- Votes et élections




I- Bilan de l’association sur l’année écoulée



1) Bilan des activités


Jeux de Plateau : activité qui s’est diversifiée cette année, en prenant de nombreuses formes : sessions à thème permettant de faire tourner les jeux, sessions au café Ulysse, à la B.U. dans le cadre de la journée Portes Ouvertes, session enfants avec l’AFEV, sessions animations au Dernier Bar, ainsi que de nombreuses sessions en extérieur (Maison pour Tous de Croix, résidence Triolo, festival Lill’Otaku).

Jeu de Rôle : 199 parties référencées sur le forum, ainsi que de nombreuses parties sauvages, pour une activité en augmentation, avec de nouveaux MJs et de nombreux joueurs nouvellement initiés.

Planning événementiel : ajout de deux nouveaux événements sur proposition des membres, la fête de Pâques et le 1er Avril, plutôt bien reçu par le public de la fac. Proposition de supprimer l’événement Saint-Valentin, peu plébiscité, ainsi que d’étudier de nouveaux événements pour l’année prochaine : les fêtes du monde (ex : nouvel an chinois), l’élection des Miss et Mister Taverne.

Convention Inoubliable 2ème édition : approximativement 600 visiteurs, soit 150 de plus que l’an passé, avec une large popularité de l’événement auprès des étudiants et des milieux rôlistes lillois.

Événements officiels de la fac : Partenariat et bonnes relations beaucoup plus développés cette année, la Taverne a été fréquemment sollicitée, notamment pour : les journées d’intégration (bonne réceptions des sketchs en amphi), le mois de l’engagement (stand de jeux et arène de GN), Printemps des associations (stand de jeux, Saint-Patrick, arène de GN, murder party).

Murder Party : là aussi, un bon développement de l’activité, avec plusieurs sessions, dont deux murders à la résidence Triolo, deux murders d’initiation en école primaire et une murder à la B.U. dans le cadre du Printemps des associations (même si le manque de visibilité et les dates tardives du système d’inscription de la fac sont à déplorer).

Fonctionnement interne : la réunion de rentrée s’est tenu comme chaque année en novembre et a réuni l’essentiel des membres inscrits, qui ont pu finaliser leur inscription et se faire prendre en photo pour le trombinoscope. Mise en place également cette année des ateliers de parole thématiques (le rôle du CA, le rôle d’un membre, etc.), dont les comptes-rendus sont disponible sur le forum.

Concours de chansons et Taverne Awards : les récompenses ont été remises lors de l’anniversaire des six ans de la Taverne, afin d’animer celui-ci !

Le forum : 236 comptes sont enregistrés, dont 36 nouveaux comptes depuis juin 2014, 31 événements ont été référencés sur l’agenda, et 4051 posts écrits depuis juin 2014. Les différentes sections du portail totalisent 110 055 visites pour l’année écoulée.



2) Activités de fin d’année

Anniversaire de la Taverne : dans la foulée de l’AG, l’anniversaire des six ans de la Taverne s’est organisée le 24/05 au parc du Héron, au cours d’un pique-nique mémorable dont les enfants présents sur place se souviendront longtemps.

Mix’Cité : événement ayant eu lieu le 27/05 à Lille 1, où la Taverne, forte de son partenariat et de son amitié avec Dés à la Carte, a pu organiser des initiations GN et des matchs de Trollball.

Jeu de piste AFEV : le jeu de piste initialement prévu avec les bénévoles de l’AFEV a été annulé, faute d’un lieu susceptible de l’accueillir.

• La murder « Le Roi est mort », en partenariat avec Phébus, l’A.E.H. et la bibliothèque Michelet a été reporté à une date indéterminée, faute d’étudiants disponibles. Projet à relancer l’année prochaine. Elle a été remplacée pour cette année par une initiation au JdR historique, afin d’animer la bibliothèque Michelet en remerciement de leur espace de rangement.

Dernier Bar : public très réceptif aux initiations JdP proposées par nos bénévoles le 09/06, lors d’une session qui pourrait se renouveler mensuellement (tous les deuxième dimanche du mois).

13/06 : Jeu de rôle à Haubourdin, dans le cadre d’un festival sur la fantaisie et l’imaginaire.



3) Bilan financier

En termes de gains, 420 € de cotisations ont été perçus cette année, auxquels s’ajoute la subvention du Printemps des associations reçue de la fac, à hauteur de 400 €, ainsi que 50 € de don de la part de la Maison pour Tous de Croix.
En termes de dépenses, 415 € de jeux nouveaux ont été achetés, à quoi s’ajoute l’assurance de l’association à hauteur de 108 €.
La Convention Inoubliable 2ème édition a effectué un bénéfice de 1600 €, intégralement reversé au fond de roulement de la troisième édition en préparation.




II- Perspectives d’avenir



1) Activités à venir


JdP au bar de Fives : partenariat possible avec prix réduits sur les consommations, à relancer à la rentrée.

Ateliers GN : Mis en place dès le mois de juin, ces ateliers se dérouleront deux fois par mois et auront vocation à initier au maniement des armes, à leur confection et à celle des costumes et prothèses, au maquillage et à l’écriture de scénario. Des intervenants et partenariats avec d’autres associations locales de GN pourront être de la partie, et l’agenda des GN annuels sera mis à disposition de tous les intéressés. (contact : Luniak, Krael)

• Proposition d’un atelier de couture, pour cosplay et autres (contact : Danaëlla).

• Proposition d’un atelier d’initiation peinture et hobby (contact : Krael).

• Proposition d’un atelier de danse.

JIVE 2015 : Devant le succès de la première édition, la fac souhaite nous retrouver à la pré-rentrée, pour nos fameux sketchs en amphi (03 et 04 septembre), notre célèbre arène de GN, et notre stand tenu lors du village associatif sous tonnelle, où nous feront déambuler les participants grâce à notre jeu de piste. (contact : Mello)

Foire aux associations de Villeneuve d’Ascq : à confirmer pour le 23/09.

COIN 3ème du nom : Subventions obtenues des FSDIE Lille 1, Lille 3, ainsi que du CROUS, mise en place des différents pôles et google groupes associés.



2) Fonctionnement interne



Bibliothèque Michelet : Demander aux bibliothécaires de prendre systématiquement la carte de membre, pour inviter tout incident. Egalement, mettre en place un système d’emprunt des jeux de l’association et des membres disposés à prêter les leurs.

• Possible location d’une salle d’imprimerie pour les besoins des parties de JdR (contact : Haricot Rouge)

• Suite à l’Assemblée Générale, un CA de passation sera organisé, réunissant les membres du CA sortant et du nouveau CA, afin de procéder à la passation de pouvoir et à l’élection des membres du Bureau.




III- Rappel des valeurs associatives



En vertu du règlement de l’association et de ses valeurs propres, il est rappelé à chaque membre de la Taverne que le respect dû à tout un chacun est primordial pour maintenir la qualité de notre vivre-ensemble, quelques soient les griefs, désaccords ou problèmes relationnels que vous pouvez avoir par ailleurs avec l’un ou l’autre membre. Il est essentiel de laisser ses inimitiés à la porte de l’association lorsque chacun y vient, car l’association n’a pas à pâtir de ce type de problème personnel : la qualité de l’ambiance, de l’accueil, et l’ouverture sur l’autre, qui qu’il puisse être, est un devoir de chaque membre ayant choisi de rejoindre l’association. C’est pourquoi le respect de la vie privée d’autrui, et la séparation nette entre le public et le privé, en évitant des attitudes qui y sont liées (rumeurs, etc.) sont essentiels au sein de la Taverne.




IV- Questions de l’Assemblée



Le nouveau forum : la base de données restera la même, mais la mise à jour du code, pour des questions de compatibilité, nécessite une refonte générale.

Le tutoiement sur le site du COIN : peut heurter certaines personnes, à statuer en réunion officielle.

Le partenariat Ulysse : Malgré de nombreuses tentatives de sauver ce partenariat (affiche, etc.), celui-ci a dû être abandonné en fin d’année, faute d’un public intéressé. Une nouvelle formule est proposée au vote pour l’année prochaine, consistant en des interventions ponctuelles et thématiques (jeux du monde, les jeux de chez vous, etc.).




V- Scrutins de l’Assemblée Générale



1) Les votes


Plusieurs points concernant le fonctionnement interne de l’association ont été proposés à l’Assemblée par le Conseil sortant, et se sont résolus par vote à main levée, comptabilisant les abstentions et les votes blancs. Suite au départ d’un membre, l’Assemblée compte au moment des votes 39 membres.


Proposition Ulysse : « Souhaitez-vous maintenir le partenariat en changeant la formule pour des interventions plus ponctuelles ? »
Votes : 30 pour, 5 contre, 4 votes blancs.
Résultat : proposition validée par l’Assemblée.


Proposition auditeurs-libres : « Souhaitez-vous ouvrir les réunions du C.A. à un ou deux auditeurs-libres, selon des modalités à définir par le nouveau C.A. ? »
Votes : 25 pour, 6 contre, 4 votes blancs, 4 abstentions.
Résultat : proposition validée par l’Assemblée.


Proposition chat : « Souhaitez-vous qu’un chat soit mis à disposition des membres durant les réunions du C.A. pour leur permettre de poser des questions ou adresser des remarques ? »
Votes : 27 pour, 1 contre, 9 votes blancs, 2 abstentions.
Résultat : proposition validée par l’Assemblée.


Proposition statuts : « Souhaitez-vous changer les statuts officiels de l’association afin d’y inclure les différentes formes de jeu pratiquées, et non plus uniquement le jeu de rôle ? »
Votes : 35 pour, 2 contre, 1 vote blanc, 1 abstention.
Résultat : proposition validée par l’Assemblée.



2) Vote de reconduction et d’amélioration du règlement intérieur



Afin d’améliorer le règlement régissant la vie intérieure de l’association et les droits et devoirs de ses membres, le Secrétaire a émis plusieurs propositions, qui ont également été statuées à main levée par l’Assemblée.


Proposition 1 : Remplacer « le jeu de rôle sous toutes ses formes » par « le jeu sous diverses formes » dans les articles 1 et 3.
Votes : 32 pour, 1 contre, 3 votes blancs, 3 abstentions.
Résultat : Proposition validée par l’Assemblée.


Proposition 2 : Remplacer « communauté étudiante lilloise et affiliée » par « public le plus étendu » dans l’article 1.
Votes : 37 pour, 1 contre, 1 vote blanc, pas d’abstention.
Résultat : Proposition validée par l’Assemblée.


Proposition 3 : L’interprétation du règlement en cas de litige, ainsi que la prise de sanctions en cas de manquement, sont transférées du secrétaire à l’ensemble du Bureau, qui devra statuer lors de tels cas (article 5 et 7).
Votes : 28 pour, 1 contre, 5 votes blancs, 5 abstentions.
Résultat : Proposition validée par l’Assemblée.


Proposition 4 : Retirer le pouvoir présidentiel d’intégrer des suppléants comme membres à part entière du Bureau, quand il n’y a pas défaillance de l’un de ses membres (article 6).
Votes : 34 pour, 3 contre, 1 vote blanc, 1 abstention.
Résultat : Proposition validée par l’Assemblée.


Proposition 5 : Transférer le pouvoir de trancher, en cas d’égalité des voix durant un vote du C.A., du président au Bureau (article Cool.
Votes : 6 pour, 6 contre, 9 votes blancs, 15 abstentions.
Résultat : Le vote n’ayant pu dégager une majorité absolue, il est nul, et le nouveau C.A. devra statuer sur ce cas.


NB : Le règlement intérieur de l’association est disponible dans la section « textes officiels » du forum.




3) Élection du Conseil d’Administration



Les membres du conseil d’administration, au nombre de neuf et élus pour un an, ont été élus au suffrage plurinominal à la majorité absolue à un tour. Afin de palier certains cas particuliers inhérents au système électoral retenu, il a été proposé aux participants d’affiner le scrutin par la méthode dite « Condorcet », consistant à classer les candidats choisis par le votant par ordre de préférence, afin de retenir le plus populaire en cas d’égalité pour les dernières places au sein du Conseil d’Administration.


Se sont présentés comme candidats aux postes d’administrateurs de l’association : Bastien Amore, Quentin Bonin, Valentin Bonnel, Raphaël Bourez, Vincent Brocheton, Aurélien Caffart, Olivia Couvreur, Pierre Debarbieux, Agathe Gireaudot, Julien Gobin, Adrien Gorgol, Danaëlla Grothendieck, Blandine-Marie Hayart, Roxanne Humbert, Adrien Leblond, Geoffrey Legrand, Marc-Antoine Luczak, Vanessa Mézières, Pierre Quentin, Laurent Révéré, Louise Russo.

Voix obtenues au dépouillement :

Bastien Amore : 15
Quentin Bonin : 7
Valentin Bonnel : 24
Raphaël Bourez : 18
Vincent Brocheton : 3
Aurélien Caffart : 33
Olivia Couvreur : 8
Pierre Debarbieux : 24
Agathe Gireaudot : 34
Julien Gobin : 10
Adrien Gorgol : 31
Danaëlla Grothendieck : 4
Blandine-Marie Hayart : 6
Roxanne Humbert : 28
Adrien Leblond : 21
Geoffrey Legrand : 9
Marc-Antoine Luczak : 21
Vanessa Mézières : 38
Pierre Quentin : 9
Laurent Révéré : 5
Louise Russo : 20

Le Baron Noir : 5
Thomas Ternisien : 1
Chloë Penet : 4
Dominique Lestienne : 2
Vote blanc : 1
Bulletins nuls : 3



Ont donc été élus au poste d’administrateurs au premier tour des élections : Aurélien Caffart, Agathe Gireaudot, Adrien Gorgol, Roxanne Humbert, Vanessa Mézières.

Les résultats permettant de pourvoir 5 des 9 places prévues au sein du Conseil d’Administration selon les modalités électorales retenues, il a été décidé d’engager un second tour, au suffrage plurinominal à la majorité relative. Entre les deux tours, le candidat Laurent Révéré s’est retiré de la liste des candidatures.


Voix obtenues au dépouillement du second tour :

Bastien Amore : 10
Quentin Bonin : 3
Valentin Bonnel : 23
Raphaël Bourez : 18
Vincent Brocheton : 0
Olivia Couvreur : 5
Pierre Debarbieux : 21
Julien Gobin : 5
Danaëlla Grothendieck : 3
Blandine-Marie Hayart : 2
Adrien Leblond : 18
Geoffrey Legrand : 4
Marc-Antoine Luczak : 21
Pierre Quentin : 5
Louise Russo : 19

Le Baron Noir : 3
Vote blanc : 1
Bulletins nuls : 2


Ont donc été élus au poste d’administrateurs au second tour des élections : Valentin Bonnel, Pierre Debarbieux, Marc-Antoine Luczak, Louise Russo, portant le total à neuf membres.


En vertu du règlement de l’Association, la première mesure du Conseil nouvellement élu sera d’élire par scrutin interne les trois membres du Bureau, aux postes de président, secrétaire et trésorier, lors de leur première réunion solennelle, où seront également présents les membres sortants du Conseil d’Administration afin d’assurer la passation de pouvoir entre les deux Conseils.

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