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 Compte-rendu de la réunion du CA du 17 juin 2013

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MessageSujet: Compte-rendu de la réunion du CA du 17 juin 2013   Lun 29 Juin - 12:54

Compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 17 juin 2013


Réunion pilotée, après élection, par le président Aurélien, en présence du secrétaire Thomas, du trésorier Marc-Antoine et des administrateurs Agathe, Chloé, Dominique, Lucile, Pierre, Roxanne, ainsi que de l’administrateur sortant Armand.




Ordre du jour :


- Election du Bureau

- Perspectives organisationnelles

- événements à venir





I- Election du Bureau



En vertu de la troisième section, article 8, deuxième alinéa du règlement, la première mesure du nouveau conseil d’administration fut d’élire, pour un mandat d’un an, les membres du Bureau. Les candidats furent départagés par un scrutin plurinominal à la majorité absolue à un tour ; en raison du nombre peu élevé de candidats, la méthode Condorcet ne fut pas mise en application.

Candidats à la présidence : Aurélien Caffart, Dominique Lestienne

Candidats au secrétariat : Thomas Jonas, Marc-Antoine Luczak

Candidats à la trésorerie : Thomas Jonas, Marc-Antoine Luczak



Voix obtenues au dépouillement :



Présidence : 2 candidats, 9 voix au scrutin

- Aurélien Caffart : 8 voix

- Dominique Lestienne : 1 voix



Secrétariat : 2 candidats, 9 voix au scrutin

- Thomas Jonas : 8 voix

- Marc-Antoine Luczak : 0 voix

- Chloé Penet : 1 voix



Trésorerie : 2 candidats, 9 voix au scrutin

- Marc-Antoine Luczak : 9 voix

- Thomas Jonas : 0 voix



Sont donc élus au Bureau de la Taverne Oubliée : Aurélien Caffart (président), Thomas Jonas (secrétaire) et Marc-Antoine Luczak (trésorier).

Chacun des membres nouvellement élus a désigné, en vertu de la troisième section, article 6, deuxième alinéa du règlement, un suppléant apte à prendre en charge ses fonctions si nécessaire :

- Suppléant à la présidence : Dominique Lestienne

- Suppléante au secrétariat : Chloé Penet

- Suppléante à la trésorerie : Roxanne Humbert





II- Perspectives organisationnelles





1) Bilan de l’Assemblée Générale



Suite aux différents points abordés lors de l’Assemblée Générale du 27 mai, certaines mesures ont été validées par le présent Conseil d’Administration afin de faciliter la logistique de l’association :

- Assouplir la régularisation du statut des membres, en mettant en place un formulaire d’inscription, qui sera disponible en ligne sur le forum de l’association.

- Préciser, en Assemblée Générale, la distinction entre droit de parole et droit de débat, et, ce faisant, préciser les droits et statuts des invités.

- Expliquer pédagogiquement la non-recevabilité des suggestions parfois adressées au Conseil d’Administration, lorsque cela est nécessaire.



2) Amélioration du plan de communication



Dans la même optique, et du point de vue communicationnel, il a été décidé de :

- Mettre en place une série de portraits des administrateurs, expliquant leur rôle et présentant les jeux qu’ils maîtrisent / possèdent.

- Développer le rôle des administrateurs référents lors de l’organisation des événements, en les incitant à rechercher de l’assistance auprès des membres lors des sessions journalières.

- Indiquer sur la chatbox la date des réunions à venir du Conseil, afin de recevoir en prévision les doléances des membres.

- Prévoir sur le forum un tutoriel exposant le rôle du Conseil d’Administration.

- Faire tenir par un ou plusieurs membres du Conseil d’Administration une permanence mensuelle lors des sessions jeux de plateau.

- Mettre en ligne le bulletin d’inscription dès la rentrée.

- Concevoir et imprimer de nouvelles cartes de membres et de nouvelles affiches dès la rentrée (Administrateur référent : Lucile).

- Préparer le panneau de présentation de la Taverne.

- Inviter les membres à sauvegarder leurs photos événementielles présentes sur le groupe facebook de l’association avant la dissolution de celui-ci, programmer pour le 31 août.





III- Evénements à venir




- L’événement Norsys ne sera finalement pas reconduit.

- Maison pour tous de Mérignies : événement possible avec la commune, à recontacter à la rentrée (Administrateur référent : Marc-Antoine).

- Voir pour démarcher d’autres comités d’entreprise intéressés par une prestation.

- Dès le 15 août : préparation de la pré-rentrée par le Conseil d’Administration (trois jours d’animations) ; suggestions : demander à chacun de venir déguisé en son personnage de JdR préféré / organiser une chasse aux canards dans les locaux de l’université.

- Fin août : prévoir la date de la prochaine réunion du Conseil d’Administration.





Si vous avez d’autres suggestions ou des remarques à faire, n’hésitez pas à vous adresser directement aux membres du Conseil ou à intervenir ci-dessous !
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